La tematica della cosiddetta Piramide Documentale. Tra gli obiettivi del Sistema Qualità di qualsiasi organizzazione vi è quello di giungere ad una standardizzazione dei processi. Una prima fase sperimentale consente di stabilire e possibilmente condividere il modo migliore di svolgere un’attività (Best Practice); occorre a questo punto trasferire il modello ideale agli operatori addetti e verificare il sistematico svolgimento dei processi da parte di tutti con le medesime modalità operative.
Per questo sono necessarie delle procedure che consentano di:
– garantire che i processi aziendali vengano attuati come programmato e quindi nel miglior modo possibile
– trasmettere le informazioni essenziali evitando il rischio di perdita o fraintendimento delle stesse.
– definire le misure per prevenire gli eventi indesiderati o gestirli nel caso si verifichino
– orientare al miglioramento continuo
In pratica si tratta della traduzione in concreto delle 4 regole della Qualità:
- Dichiara quello che fai
- Fai quello che hai dichiarato
- Dimostra di averlo fatto
- Esamina e migliora
L’insieme dei documenti attinenti al Sistema di Gestione della Qualità prende il nome di Piramide Documentale.
Al suo vertice si trova un documento denominato Manuale della Qualità.
E’ un documento di sintesi dove l’organizzazione esplicita politica ed orientamenti generali.
Le procedure sono documenti che precisano condizioni, modalità e responsabilità con cui deve essere eseguita un’attività di tipo tecnico o gestionale
Hanno un maggior livello di dettaglio rispetto al Manuale della Qualità
Le Istruzioni Operative sono documenti deputati a fornire prescrizioni dettagliate relative alle modalità esecutive delle singole attività.
Alla base della piramide si trovano i documenti di registrazione, su supporto cartaceo o elettronico, deputati alla rilevazione dei risultati ottenuti ed a fornire evidenza delle attività svolte.
Possono avere la forma di report, di tabelle, di schede, di moduli …
Le registrazioni della qualità sono fondamentali sia per conservare traccia del lavoro svolto e, di conseguenza, per intraprendere cambiamenti, con cognizione di causa e nell’ottica del miglioramento continuo di processi e prestazioni, sia per offrire ai clienti la dimostrazione del modus operandi aziendale.
